¿Alguna vez dejaste de vender un producto porque te quedaste sin stock? ¿O tuviste que deshacerte de tu mercadería porque no estaba en buen estado? Esto te puede ocurrir si no llevas un adecuado control de inventario. En esta nota, te explicamos un poco más sobre este proceso y cada cuánto tiempo debes llevarlo a cabo. 

¿Qué es un inventario?

Consiste en un documento en el que se detallan por escrito los bienes, productos o materiales que posee una empresa en un momento determinado, los cuales pueden ser utilizados para el alquiler, uso, transformación o venta. De esta forma, un inventario sirve para comprobar qué recursos forman parte del patrimonio de una empresa, no solo los productos que venderá a sus clientes. 

¿Por qué es importante llevar un inventario?

Tener tu inventario en orden te permitirá brindar una buena experiencia al cliente y manejar eficientemente los gastos de tu empresa. A continuación, te mostramos las principales ventajas de contar con una buena planificación de tu inventario. 

• Ahorro de dinero: puedes comprar solo lo que necesitas y así evitar gastos innecesarios o excesivos por compras no planificadas. 

• Uso eficiente de almacenes: al mantener una buena rotación de tu stock, evitas que la mercancía se quede estancada por largo tiempo. Esto puede representar un ahorro importante en lo que respecta a costos de almacenamiento. 

• Información de valor: el inventario proporciona una visión clara y actualizada de la cantidad de activos que posee una empresa y su valor. También ayuda a generar proyecciones. Esta información es útil para optimizar la toma de decisiones.

• Evitar quiebres de stock: no correrás el riesgo de perder ventas por quedarte sin productos.

Si quieres saber más sobre cómo llevar el inventario de tu empresa, te invitamos a leer nuestro artículo: Control de inventarios: ¿en qué consiste, cómo hacerlo y por qué es importante?

¿Con qué frecuencia debes realizar un inventario?

Ahora que conoces en qué consiste un inventario y sus beneficios, seguro te preguntarás: ¿cuándo debo realizar uno? La respuesta dependerá de muchos factores, como el tipo de negocio que tengas o la cantidad de inventario que manejes. 

Por lo general, se recomienda hacerlo al menos una vez al año. Sin embargo, si tienes un negocio minorista que comercializa productos estacionales, puede que necesites hacer inventarios trimestrales para asegurarte de que contarás la cantidad suficiente de stock para satisfacer la demanda durante los periodos de más venta. 

De igual forma, si vendes alimentos u otros productos con fecha de caducidad, debes asegurar tu inventario con más frecuencia para asegurarte de que se encuentren en buen estado. 

A continuación te explicamos cuáles son los tipos de inventarios de acuerdo a su frecuencia, cuando usarlos y qué beneficios te brinda cada uno. 

Permanente: 

También es conocido como inventario informático, ya que se apoya en herramientas de este tipo para realizar el registro diario. En este tipo de inventario, quedan registrados constantemente todos los movimientos de stock, incluyendo las entradas, salidas y movimientos internos. 

El inventario permanente permite conocer en tiempo real la disponibilidad del inventario, por lo que puede ser sumamente útil para evitar quiebres en el stock.  Su aplicación puede ser de las más complicadas, sobre todo cuando se trata de una gran cantidad de artículos o la rotación es alta. 

Si quieres realizar un inventario permanente de forma práctica y eficiente, te recomendamos usar un software como Bsale. Este te permite controlar tu inventario en tiempo real para evitar pérdidas o quiebres de stock. Si quieres una prueba gratis, haz clic en el siguiente botón. 

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Anual:

Tal como lo indica su nombre, implica realizar cada año un conteo físico detallado de todo el inventario de la empresa. Por medio de este método, se puede confirmar los resultados obtenidos en el inventario contable. 

Dada su dificultad, es necesario formar y preparar al personal correctamente para evitar grandes diferencias con el inventario contable. Puede tomar varios días para realizar, dependiendo del tamaño del almacén, por lo que se recomienda hacerlo cuando la empresa esté cerrada o tenga una actividad reducida.  

Esta es una opción conveniente para empresas sin muchos productos que contabilizar o aquellas que no tienen personal o recursos para realizar inventarios más frecuentes.

Periódico: 

Este tipo de inventario suele realizarse en intervalos regulares, que pueden ser semanales, mensuales, trimestrales, etc. La frecuencia será definida por el tamaño del almacén y las necesidades de la empresa. En dicho periodo, se registra la cantidad de inventario que entra y sale de la empresa, y luego se compara con el conteo físico realizado al final del periodo.

Este tipo de registro puede hacerse de forma manual, siempre que se manejen pequeñas cantidades de stock. Cabe señalar que si se produce un cambio de personal entre el anterior conteo y el nuevo, es necesario que el nuevo equipo esté bien capacitado para evitar imprecisiones. 

¿Por qué controlar mi inventario con un software?

Si tu negocio está creciendo, necesitas herramientas que te ayuden a gestionar eficientemente tu inventario. Un software te permite tener más visibilidad sobre tu stock, sumar o restar existencias de forma automática a medida que estas ingresen o salgan de tu negocio, e incluso detectar posibles robos de mercadería de forma rápida. Al trabajar de forma automatizada, puedes ahorrar tiempo y dedicar tus esfuerzos a generar estrategias comerciales que te ayuden a incrementar tus ingresos.

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