Control de inventarios: ¿en qué consiste, cómo hacerlo y por qué es importante?
Ultima actualización: 15/02/23
Ultima actualización: 15/02/23
Quedarte sin uno de tus productos más vendidos puede hacerte perder una venta. Comprar nuevamente mercadería que todavía tenías almacenada también puede hacerte perder dinero.
Aunque parecen problemas diferentes, ambos pueden tener el mismo origen: un mal control de inventarios.
Controlar tu inventario te permite saber qué productos tienes disponibles, cuáles se venden más, qué necesitas reponer y qué mercadería lleva demasiado tiempo sin moverse. Así puedes tomar mejores decisiones de compra y evitar tanto los quiebres de stock como el exceso de productos.
El control de inventarios es el proceso de registrar y supervisar los productos que entran, permanecen y salen de un negocio.
No consiste solamente en contar cuántos productos tienes. Un buen control debería ayudarte a responder preguntas como:
Por ejemplo, saber que tienes 500 productos almacenados dice poco sobre la situación real de tu negocio.
Es mucho más útil saber que uno de tus productos más vendidos tiene solamente cinco unidades disponibles, mientras otro acumula 60 unidades con poca salida.
Esa información te permite actuar antes de tener un problema.
Minimizar costos de almacenamiento y así garantizar la rentabilidad del negocio
Prevenir la interrupción de la producción
Garantizar la entrega oportuna de productos a clientes
Mejorar la toma de decisiones sobre la producción, suministro y distribución de bienes
Para llevar a cabo un control de inventarios, primero debes identificar los productos en stock y clasificarlos de acuerdo a su tipo y frecuencia de uso. Debes asegurarte de llevar un registro detallado de las cantidades que posees en almacenamiento.
Luego, analiza la rotación de tu inventario en busca de tendencias y patrones en la demanda. De acuerdo a esta información, podrás tomar decisiones informadas sobre la producción y distribución de tus productos, así como escoger el método de control que le favorezca a tu negocio.
Existen varios métodos para realizar el control de inventarios. A continuación, te explicamos los 4 más conocidos:
EOQ es el acrónimo de la frase Economic Order Quantity, que puede traducirse como “cantidad económica de pedido”. Este modelo, que se destaca por su sencillez, tiene como objetivo reducir los costos de inventario. Para ello, busca igualar el costo de pedir un producto y mantenerlo en el inventario.
El método EOQ puede usarse siempre y cuando la empresa tenga una demanda constante y conocida con anticipación. Asimismo, los costos de almacenamiento también deben ser conocidos y depender del nivel de stock. Por supuesto, no pueden existir roturas en el stock; la empresa debe tener la posibilidad de solicitar cualquier cantidad de productos al proveedor en cualquier momento.
La principal desventaja de este modelo es que, al estar basado en estimaciones y predicciones, puede alejarse de la realidad.
Este método consiste en clasificar y organizar los productos que se almacenan a partir de su importancia, valor económico, nivel de rotación, etc. También es conocido como el método 80/20, ya que el 80% de los resultados proviene del 20% de los esfuerzos.
Mediante el método ABC se puede identificar los productos críticos para el éxito del negocio y su rentabilidad. De esta forma, es posible reducir el exceso de inventario y garantizar la disponibilidad de estos productos.
Las categoría son:
Categoría A: Representan aproximadamente un 20% del total de inventario, sin embargo, su valor puede representar hasta el 80% del mismo. Son productos muy importantes para el negocio, por ende, necesitan un control cercano y cuidadoso.
Categoría B: Son productos con un precio intermedio. Son menos importantes que la categoría A, pero más que la C. Representan aproximadamente el 40% del total de los artículos y rondan el 15% del valor total del inventario.
Categoría C: Representan menos valor que los productos de las categorías A y B, aunque en cantidad ocupan el 40% del inventario. No son tan importantes, por lo que requieren menor atención y control.
Conocido en español como PEPS (Primera entrada, Primera salida) y en inglés como FIFO (First In, First Out), este método señala que los primeros artículos en ingresar al almacén deben ser los primeros en salir a la venta. De esta forma, se reduce el riesgo de que la mercancía se eche a perder, se devalúe o sufra daños. Además, asegura la renovación del stock.
Para aplicar el método PEPS, la empresa debe aplicar un sistema permanente de inventarios, en el que se registre en un kardex la entrada y salida de los productos.
Esta metodología es conveniente para negocios que comercializan productos perecederos, como cosméticos o alimentos, o para productos que pueden quedar obsoletos, como dispositivos tecnológicos.
El Sistema de Venta y Gestión Comercial de Bsale te permite controlar tu inventario con el método FIFO. Si quieres conocer más sobre él, haz clic en el siguiente botón.
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El método Just in Time (JIT), que en español significa “justo a tiempo”, tiene como objetivo reducir los costos de stock, la sobreproducción, los tiempos de espera y el transporte innecesario. Consiste en contar solo con la cantidad necesaria de producto y en el momento justo para cubrir la demanda, eliminando cualquier desperdicio o elemento que no genere valor.
Es un método complejo de aplicar, pues requiere de mucha coordinación y organización entre todos los agentes que intervienen en la cadena de suministro. Para que funcione, es importante asegurar el abastecimiento a partir de la demanda, para evitar quedarse sin stock.
Esta es una de las decisiones más importantes dentro del control de inventarios.
Esperar a que un producto llegue a cero para volver a comprarlo puede provocar un quiebre de stock, especialmente cuando tu proveedor necesita varios días para realizar una nueva entrega.
Por eso, puedes establecer un punto de reposición.
Para determinar cuándo volver a comprar debes considerar principalmente:
Cuánto vendes: un producto que vende diez unidades diarias necesita una planificación diferente de otro que vende dos unidades al mes.
Cuánto demora tu proveedor: mientras mayor sea el tiempo de entrega, antes tendrás que realizar el pedido.
Cuánto stock tienes disponible: debes comparar tus existencias actuales con el ritmo al que se venden.
Por ejemplo, si vendes aproximadamente cinco unidades diarias y tu proveedor demora una semana en entregar, esperar hasta tener solamente tres unidades probablemente sea demasiado tarde.
El objetivo es encontrar un equilibrio: reponer antes de quedarte sin producto sin acumular más mercadería de la que necesitas.
El control de inventarios es un proceso continuo que necesita un monitoreo constante. Por ello, es importante definir la frecuencia adecuada para tu tipo de negocio. Al respecto, existen dos tipos: inventario perpetuo, el cual exige una revisión diaria, e inventario periódico, en el que se define una frecuencia que puede ser semanal, quincenal o mensual.
Excel puede ser suficiente cuando estás empezando, tienes pocos productos y realizas pocos movimientos.
Puedes registrar productos, entradas, salidas y cantidades utilizando una hoja de cálculo.
Si quieres comenzar de esta manera, puedes revisar cómo hacer un inventario en Excel y descargar una plantilla gratuita.
El problema aparece cuando el negocio comienza a crecer.
Más ventas significan más movimientos que registrar. Más productos implican más información que controlar. Y si tienes diferentes almacenes o sucursales, mantener todo actualizado manualmente puede volverse todavía más complicado.
Por eso, llega un punto en el que puede resultar conveniente pasar de una hoja de cálculo a un sistema de control de inventario.
Antes de elegir una herramienta, piensa primero en los problemas que necesitas resolver.
Un sistema debería ayudarte a:
No se trata simplemente de reemplazar Excel por otro programa.
El objetivo es reducir el trabajo manual y tener información útil para tomar mejores decisiones.
Si estás evaluando alternativas, también puedes revisar nuestra guía sobre softwares para toma de inventario en Perú.
Cuando las ventas y el inventario se gestionan por separado, mantener actualizado el stock puede convertirse en una tarea adicional.
Por ejemplo, realizas una venta y después necesitas descontar manualmente esa unidad de tu archivo de inventario.
Con Bsale puedes gestionar ventas e inventario desde una misma plataforma, lo que facilita tener mayor visibilidad sobre el movimiento de tus productos y consultar información para administrar el stock de tu negocio.
Así puedes dejar de preguntarte solamente:
“¿Cuánto stock tengo?”
y comenzar a responder preguntas comercialmente más importantes:
¿Qué productos necesito reponer?
¿Qué productos se están vendiendo más?
¿Dónde estoy acumulando mercadería?
¿Qué productos tengo disponibles para vender?
Si quieres conocer específicamente esta funcionalidad, revisa cómo funciona el control de inventarios con Bsale.
Y si ya estás buscando una herramienta para administrar tus existencias, puedes revisar la solución de control de inventario de Bsale.
Tener un buen control de inventarios no significa llenar el almacén.
Significa tener la cantidad adecuada de productos para responder a tus ventas sin acumular mercadería innecesaria.
Registrar las entradas y salidas, revisar qué productos tienen mayor movimiento, realizar conteos y anticipar las reposiciones te permite tomar decisiones de compra basadas en información y no solamente en intuición.
Y conforme aumenta la cantidad de productos, ventas o sucursales, conectar tu inventario con las ventas puede ayudarte a mantener ese control sin depender de actualizaciones manuales.
¿Necesitas controlar el stock de tu negocio? Creamos un ebook en el que te explicamos todo lo que necesitas saber sobre cómo controlar tu inventario de forma eficiente y práctica. Además, incluimos una plantilla de entradas y salidas que podrás manejar desde Google Sheets. Haz clic en la siguiente imagen para descargar el ebook y la plantilla de forma gratuita.
El control de inventarios es el proceso de registrar y supervisar los productos que entran, permanecen y salen de un negocio. Permite conocer las existencias disponibles y tomar mejores decisiones sobre compras, ventas y reposición.
Primero registra tus productos y el stock disponible. Luego controla las entradas y salidas, realiza conteos físicos periódicos y analiza las ventas para identificar qué productos necesitas reponer y cuáles tienen poca salida.
Entre los métodos utilizados se encuentran ABC, EOQ, PEPS o FIFO y el punto de reposición. Cada uno responde a una necesidad diferente, como priorizar productos, calcular cantidades de compra o determinar cuándo realizar un nuevo pedido.
Depende del volumen y movimiento del negocio. Puedes mantener las existencias actualizadas permanentemente y realizar conteos físicos periódicos para comprobar que las cantidades registradas coincidan con el inventario real.
Considera cuánto vendes, cuánto stock tienes disponible y cuánto demora tu proveedor en entregar nuevos productos. Esto te permitirá anticipar la compra antes de llegar a un quiebre de stock.
Sí. Puede funcionar para negocios pequeños con pocos productos y movimientos. Sin embargo, conforme aumenta la operación, actualizar manualmente ventas, compras y existencias puede volverse más complejo y consumir más tiempo.
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Rodrigo Esquivel