Los nuevos requerimientos y la irrupción de las nuevas tecnologías ha determinado que en la actualidad están obligados a la emisión de comprobantes de pago electrónicos los contribuyentes, personas naturales o personas jurídicas que han sido designados como emisores electrónicos mediante Resolución de Superintendencia emitida por la SUNAT, alrededor de 230 mil contribuyentes este 2018. Digitalizarse entonces dejó de ser una opción y pasó a ser una obligación, entonces resulta muy importante tomar una decisión correcta e informada para elegir el proveedor que mejor se ajuste a las necesidades de tu negocio.

El mercado hoy ofrece softwares muy completos y que logran cumplir con esta necesidad, pero que además agregan valor al negocio, sumando herramientas como Punto de Venta (POS) o también conocido como TPV, control de inventario automático, boleta electrónica, programas de fidelización de clientes y soporte permanente.

¿Cómo identificar el mejor sistema de venta con Facturación Electrónica?

Primero, la herramienta que se escoja debe ser simple, amigable y flexible para hacer la migración al sistema lo más fluida posible. Además, que permita mantener todas las operaciones de ventas controladas en la oficina y que vaya creciendo junto con el negocio.  Para analizar y elegir bien, debes hacerte 7 preguntas claves:

1. ¿La solución tiene buen servicio posventa?

2. ¿El software es amigable de utilizar?

3. Si es una empresa que vende productos, ¿El sistema permite controlar el inventario? Si ofrece servicios: ¿Puede ver quiénes te pagaron y quiénes te deben?

4. ¿El programa permite emitir facturas y ver esta información en línea?

5. ¿El sistema permite analizar lo facturado y generar reportes que ayuden a tomar buenas decisiones?

6. ¿El software permite generar todos los tipos de documentos tributarios que requieres hoy y en el futuro?

7. ¿El software tiene maestros de productos y clientes que ahorren tiempo de digitación y cuenta con permisos de acceso diferenciados?

1.     Servicio Post Venta

Este punto es clave a la hora de elegir. Una buena posventa te permitirá que estés  acompañado y con un respaldo a la hora que lo necesites. Cuando se trata de la propia fuente de ingresos, de la facturación, debes elegir a un proveedor confiable que pueda contestar tus preguntas y entregarte una solución a tiempo.

Para lograr lo anterior con éxito, es importante que te fijes que la opción cuente con multiplataformas de atención al cliente: call center, chat, tickets, teléfono, redes sociales e emails.

Te recomendamos optar por las soluciones que se arriendan, en vez de las que funcionan con licencia. Esto porque el servicio posventa de las que funcionan con sistema de arrendamiento suele ser mejor, ya que el proveedor tiene un alto nivel de compromiso en entregar una atención de calidad, puesto que de ello depende la permanencia del usuario. En el caso contrario, el modelo por licencia, está quedando obsoleto, debido a que se ha observado que si pagas todo al principio, el proveedor suele desatender la postventa y desvincularse del producto.

2.     Usabilidad

Otra cosa en que debes fijarte, es en qué tan intuitivo es el software.  Elegir una solución intuitiva hará que te sientas cómodo a la hora de trabajar con esta nueva herramienta, evitando frustraciones y errores operativos.

3.     Inventario

Estudios han mostrado que los negocios pueden perder más del 14% de ganancias al quedarse sin los productos que el cliente quiere comprar (quiebre de inventario). Además, tener un control de inventario automático te permitirá ahorrar costos de almacenamiento y mermas por productos vencidos o robo. Para ello, fíjate que la solución que elijas cuente con inventario por sucursal y consolidado (sin importar en número de sucursales), reportes completos por productos (más vendidos, nivel de stock, rotación, stock crítico) y contar con la opción de importar la información desde planillas para facilitar el trabajo de ingreso de nueva mercadería, que pueda ser facturada con un click.  

En el caso de ofrecer servicios el stock no es relevante, pero las cuentas por cobrar sí: es necesario buscar un software que permita consultar en línea quién ha pagado y quien no, para facilitar la cobranza.                  

4.     Conectividad

Hoy en día todo lo puedes ver a través de internet, elegir un software que te permita hacer las Facturas Electrónicas en línea te otorgará la flexibilidad de poder facturar desde cualquier lugar y con cualquier computador o dispositivo conectado a internet. Esto además te garantizará acceso a la información de tus ventas remoto y desde cualquier dispositivo con conexión. Además, podrás saber cosas como: que producto es el más vendido, el vendedor con mejor desempeño, que producto debes reponer o cuál debes ofertar por baja rotación.

5.     Reportes

Busca una opción con reportes en línea que te entregue información sobre: las ventas por sucursal, por vendedor, por producto y por cliente.  Disponer de esta información estratégica te permitirá analizar lo que vendes y tomar buenas decisiones.  Además, contar con estos informes automáticos te ahorrará muchas horas hombre en la confección de planillas Excel.

6.     Tipos de DTE

Te recomendamos buscar una solución de Facturación Electrónica que tenga todas las opciones de documentos tributarios. Ideal que elijas una solución pensando en el largo plazo. Si se está a punto de exportar, por ejemplo, el software deberá considerar factura de exportación.

7.     Maestros de productos y clientes

Por último, te recomendamos elegir un sistema que cuente con un maestro, que te permita hacer las facturas con un click. Esto te ahorrará mucho tiempo.

Esperamos que este post te haya ayudado a despejar tus dudas y con esta información puedas elegir al proveedor que más se ajuste a tus necesidades, para hacer todo mucho más fácil y rápido.

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