Inventario de almacén: entradas y salidas
Ultima actualización: 03/08/26
Ultima actualización: 03/08/26
Aprende a controlar el inventario de almacén, registrar entradas y salidas, evitar diferencias de stock y ordenar tu mercadería.
Tu sistema indica que quedan 20 unidades, pero al revisar el almacén solo encuentras 16. ¿Qué pasó con las otras cuatro?
Tal vez se vendieron sin registrarlas, se trasladaron a otra sucursal o se perdieron por una merma que nunca quedó anotada.
Un inventario de almacén no consiste únicamente en contar productos. También requiere registrar cada entrada y salida para que el stock del sistema coincida con la mercadería disponible.
Es el registro de los productos, insumos o materiales que un negocio mantiene guardados en un almacén o bodega.
Debe mostrar, como mínimo:
El inventario cambia cada vez que recibes una compra, realizas una venta, despachas un pedido, trasladas mercadería o registras una pérdida.
Puedes ampliar este concepto con la guía sobre inventario y control de stock en una bodega.
El inventario es el registro completo de los productos y sus movimientos. El stock es la cantidad disponible de cada artículo en un momento determinado.
Por ejemplo:
ProductoStock | disponible |
|---|---|
| Polo negro talla M | 18 |
| Polo negro talla L | 11 |
| Polo blanco talla M | 9 |
El control de inventarios incluye revisar esas cantidades, registrar movimientos, hacer conteos y analizar diferencias.
Conoce más sobre qué es el control de inventarios y por qué es importante.
Las entradas y salidas son los movimientos que aumentan o reducen las existencias.
Una entrada aumenta el stock. Puede originarse por:
Una salida disminuye el stock. Puede producirse por:
Cualquier producto que salga físicamente del almacén debe quedar registrado. De lo contrario, el sistema mostrará unidades que ya no existen.
Cada artículo debe contar con:
Evita nombres genéricos. En lugar de registrar “polo azul”, diferencia cada talla y presentación:
Cada variante debe mantener un stock independiente.
Antes de comenzar, realiza un conteo físico y registra la cantidad real de cada producto.
Procura hacerlo cuando exista poco movimiento. Si entran o salen unidades durante el conteo, pueden generarse diferencias desde el primer día.
Una hoja de cálculo puede ser útil para empezar. Puedes apoyarte en esta guía sobre cómo hacer un inventario en Excel.
Cuando llega un pedido, no guardes la mercadería directamente.
Primero comprueba:
Después registra la entrada para actualizar el stock.
En Bsale puedes seguir el procedimiento de recepción de productos.
No solo las ventas reducen el inventario.
También debes registrar:
Registrar estos movimientos en el momento ayuda a saber por qué cambió el stock y quién realizó la operación.
Si tienes más de un local, evita manejar todas las unidades como si estuvieran en un solo lugar.
Necesitas distinguir:
También puedes consultar cómo trasladar stock entre sucursales.
Aunque registres todos los movimientos, necesitas comprobar que el inventario digital coincida con el físico.
Puedes aplicar:
Los productos de mayor valor, alta rotación o mayor riesgo de pérdida deben contarse con más frecuencia.
Revisa también con qué frecuencia se debe realizar un inventario.
Ejemplo de entradas y salidas
Supongamos que comienzas el día con 30 unidades:
| Movimiento | Entrada | Salida | Stock |
| Stock inicial | — | — | 30 |
| Compra al proveedor | 20 | — | 50 |
| Venta | — | 8 | 42 |
| Traslado | — | 5 | 37 |
| Devolución del cliente | 1 | — | 38 |
| Producto dañado | — | 2 | 36 |
El stock final debería ser de 36 unidades.
Si el conteo físico muestra 34, existe una diferencia que debes investigar antes de realizar un ajuste.
Las causas más frecuentes son:
No ajustes el stock automáticamente sin revisar el historial de movimientos.
El ajuste debe corregir una diferencia después de investigar su causa, no ocultar el problema.
Muestra cuántas unidades están disponibles.
Indica la cantidad mínima que quieres conservar antes de realizar una compra.
Puedes configurar alertas de stock para tus productos.
Permite saber qué tan rápido se vende y repone la mercadería.
Conoce para qué sirve la rotación de inventarios.
Son artículos que permanecen almacenados sin registrar ventas durante un periodo.
Permite calcular cuánto dinero tienes invertido en productos.
Un reporte de inventario facilita la revisión de estos datos.
Una hoja de cálculo puede funcionar cuando manejas pocos productos y una sola persona registra los movimientos.
Empieza a quedarse corta cuando:
En esos casos, un sistema de inventario ayuda a centralizar la información y reducir el trabajo manual.
Puedes comparar ambas alternativas en la guía sobre sistema de inventario automático o manual.
Bsale permite conectar las ventas con el control de stock.
Con el sistema puedes:
También puedes consultar el inventario desde el celular utilizando un lector de código de barras.
El objetivo es sencillo: saber qué ingresó, qué salió, cuánto queda y por qué existe cualquier diferencia.
Conoce el sistema de control de inventario de Bsale.
Es el registro de los productos guardados en un almacén, incluyendo cantidades, ubicación, costo y movimientos.
Cada recepción, venta, despacho, traslado, devolución o merma debe generar un movimiento que aumente o reduzca el stock.
Depende de la rotación del negocio. Los productos de mayor valor o movimiento deberían revisarse con más frecuencia.
Revisa ventas, recepciones, devoluciones, traslados y mermas. Después de identificar la causa, realiza el ajuste correspondiente.
Define cantidades mínimas, revisa la velocidad de venta y considera cuánto tarda el proveedor en entregar.
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Rodrigo Esquivel